S koronavirová pandemie zavírá kanceláře po celém světě, nespočet společností a jednotlivců si znovu představuje, jak vypadá pracovní den. Tyto změny však přesahují rámec oděvu obchodní kanceláře pro pocení - pro mnoho lidí to také znamená náhlou záplavu videokonferenčních hovorů.
Ale s mnoha lidmi pomocí Zoom a dalších videokonferenčních platforem vůbec poprvé, jednoduché přihlášení na schůzku a maximální využití těchto videokonferencí mohou být dvě velmi odlišné věci. S pomocí odborníků jsme shrnuli definitivní dos a nedovolí vám, aby každý videokonferenční hovor proběhl bez problémů.
Dělat: Udržujte pořádek v prostoru za sebou.
Shutterstock / fizkes
Pokud byste své spolupracovníky nepozvali do své kanceláře, aniž byste to nejdříve vyčistili, nepozvěte je vaše domácí kancelář když je něco méně než uklizené.
'Chcete, aby kolegové viděli vaši domácí kancelář čistou a organizovanou,' říká Kristen Southall Watts , autor Solo Workday . Navíc úklid vašeho prostoru Watts doporučuje vyhnout se přímému pohledu na dveře a změnit uspořádání vaší kanceláře tak, aby se členové vaší rodiny, kteří se na ni podívají, nestali součástí vašeho setkání. “
Nedělejte: Umístěte počítač pod obličej.
Shutterstock
Udržování dobrého očního kontaktu je pro schůzky zásadní, ať už je pořádáte osobně nebo online, proto se ujistěte, že máte kameru správně umístěnou.
'Každý má úhly, které pro něj vypadají dobře - ale úhel nikoho není ze země vzhůru,' říká Flynn Zaiger , Generální ředitel kreativní digitální marketingové agentury Optimismus online . Zaiger doporučuje místo toho zvednout počítač tak, aby byl mírně nad úrovní očí, aby vás ostatní snadno viděli a abys vypadal co nejlépe .
Dělat: Vypněte oznámení.
Shutterstock / Alexey Boldin
snil jsem, že se vdávám
Tato oznámení přicházející na vaše zařízení vás nejen vyrušují, ale vyrušují všechny vaše videohovory.
„Nemusíte být upozorněni na každý novinový titulek nebo nově nahrané video v okamžiku, kdy k nim dojde, zejména ne během určených pracovních bloků,“ říká Watts, který poznamenává, že „pokaždé, když se rychle podíváte na své kanály sociálních médií, ztratíte spoustu produktivního času. “
Nedělejte: Počkejte do poslední minuty, než vyřešíte technické chyby.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Chcete-li, aby vaše schůzka probíhala hladce, zkontrolujte, zda jste před zahájením hovoru otestovali svůj software - včetně nastavení videa a zvuku.
'Zahájení schůzky a následné zjištění, že zvuk je trhaný nebo že je video špatně způsobí zpoždění,' říká Reuben Yonatan , Generální ředitel společnosti GetVoIP , který varuje, že by vás to mohlo stát i podnikání, pokud by vás klienti považovali za neefektivní. Aby bylo zajištěno, že je vše ve správném pořadí, doporučuje Yonatan nejprve běžet na suchu s přítelem, který vám může poskytnout zpětnou vazbu.
Dělat: Vytvářejte mezi výpadky nějaký výpadek.
Shutterstock / Roman Samborskyi
I když máte schůzky typu back-to-back, může mezi nimi být jen pár minut prostoje, což může mít vliv na to, jak efektivní jste v každém z nich.
'Po hovorech a konferencích budete potřebovat několik minut na to, abyste se zbavili následných e-mailů nebo textů, uspořádali si poznámky, které jste si během schůzky udělali, a mentálně přeřadili rychlost na další úkol,' říká Watts s tím, že nedostatek doba přípravy mezi hovory může zvýšit vaše riziko rozptýlení.
Nedělejte: Mluv příliš rychle.
Shutterstock / fizkes
Nenechte svou obvyklou míli za minutu řeč ztěžovat vašim spolupracovníkům pochopit bod, který se snažíte překonat.
'Nemluv příliš rychle, aby ti, kteří tě poslouchají (a sledují), měli problém s porozuměním,' říká Deborah Sweeney , Generální ředitel společnosti MyCorporation . Pokud potřebujete udělat krok s pauzou, Sweeney doporučuje usmívat se do kamery namísto výplňových slov jako „um“ nebo „uh“, díky nimž budete vypadat nepřipraveni.
Dělat: Věnujte pozornost řeči těla jiných lidí.
Shutterstock / Focus and Blur
Mít příliš mnoho lidí najednou proměnit se může během okamžiku změnit na nesrozumitelnou kakofonii. Pokud se chcete vyhnout překrývajícímu se projevu, přečtěte si řeč těla získat vodítka, když je bezpečné mluvit.
'Obvyklými příznaky, na které je třeba dávat pozor, jsou kývnutí hlav nebo úst, která se začínají otevírat,' říká Julian Jost , Generální ředitel a spoluzakladatel společnosti Spacebase .
Nedělejte: Nepotřebné karty nechejte otevřené.
Shutterstock / Friends Stock
Pokud chcete, aby se vaše mysl soustředila na daný úkol - a vyhněte se tak případným rozpakům - ujistěte se, že máte během schůzky všechny zbytečné karty zavřené nebo minimalizované.
„Nechcete být zaskočeni, když se vás někdo zeptá:„ Můžete sdílet svou obrazovku a ukázat nám to? “Říká Shayne Sherman , Generální ředitel společnosti TechLoris , který poznamenává, že příliš mnoho otevřených karet najednou může dokonce ovlivnit kvalitu vašeho hovoru.
Dělat: Použijte sluchátka.
Shutterstock / fizkes
Vaši spolupracovníci vás chtějí poslouchat - ne zvuk vašich dětí, které hrají, štěkání vašeho psa nebo sanitka, která jde ven.
'Většina mikrofonů pro notebooky je opravdu špatná a zachycuje každý malý hluk,' říká Julie Bee , prezident Sociální média BeeSmart . 'Sluchátka a sluchátka udržují hluk pozadí na minimu a zachycují, co říkáte.'
Nedělejte: Čtení.
Shutterstock / Pressmaster
Chcete-li, aby účastníci schůzky zůstali angažovaní, zkuste namísto proslovu podpořit dialog.
'Naše rozpětí pozornosti je v dnešní době ještě kratší, takže místo toho, abyste seděli před počítačem a mluvili s účastníky hovoru, zapojte lidi do konverzací,' doporučuje Bee, která říká, že tento zvyk také udržuje lidi zapojené a pozorné při hovoru. .
Dělat: Použijte tlačítka ztlumení a vypnutí videa.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Pokud jste k tomu nebyli výslovně vyzváni, nemusíte mít na každém setkání zapnutý mikrofon nebo kameru.
'Pokud nemluvíš, ztiš se.' Pokud se potřebujete hodně pohybovat nebo vstávat a dát si pauzu od schůzky ... pak skryjte video a ztlumte se, “navrhuje Bee.
Nedělejte: Spolehněte se výhradně na WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
zajímavé věci, o kterých si můžete přečíst, když se nudíte
Mít záložní plán pro případ, že by vám WiFi vypadlo, vám neunikne jediný důležitý detail.
'Nic nepřekoná spolehlivý výkon sítě ethernetového kabelu ze staré školy,' říká Jovan Milenkovic , spoluzakladatel společnosti CommandTech . Ačkoli mnoho notebooků již nemá ethernetové porty, Milenovic poznamenává, že adaptéry CAT5 na USB jsou levné a snadno dostupné, aby bylo možné je připojit.
Dělat: Nastavit automatické nahrávání.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Místo toho, abyste se během schůzky zoufale pokoušeli dělat si poznámky, nastavte automatické nahrávání, abyste si mohli doslovně užít záznam všeho, co se stalo později.
„Zoom vám umožňuje automaticky nahrávat hovory, což může být neocenitelné pro záznam zpětné vazby klienta nebo týmu na projekt,“ říká Dusti Arab , obchodní stratég s Společnost Reinvention Co. .
Nedělejte: Nechte ostatní internetová zařízení spuštěná.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Vypnutí dalších zařízení s připojením na internet v domácnosti před zahájením schůzky vám pomůže omezit zpoždění při připojení a zajistit bezproblémový průběh videokonferenčních hovorů.
„Ani ten nejlepší internetový balíček nezaručuje, že váš domácí internet vydrží dlouhé obchodní schůzky přes videokonferenci,“ říká Milenkovic, který doporučuje požádat spolubydlící a členy rodiny, aby kdykoli je to možné, pozastavili hraní her a stahování po celou dobu vašeho setkání.
Dělat: Použijte funkci chatu.
Shutterstock / Rawpixel.com
Existuje jednoduché řešení, pokud se chcete vyhnout tomu, aby si všichni navzájem povídali, když je na konci schůzky čas otázek a odpovědí.
„Použijte funkci chatu k tomu, abyste namísto toho, aby jste ji jen rozmazali, uvedli, že máte nejprve otázku nebo prohlášení,“ navrhuje Matthew Ross , spoluzakladatel a COO společnosti Spánek Yard .
Nedělejte: Noste pot.
Shutterstock / fizkes
Chovejte se ke svým virtuálním spolupracovníkům se stejnou úctou, s jakou se k nim chováte osobně, a ujistěte se, že hledáte součást své schůzky.
'Pokuste se vyhnout něčemu příliš jasnému a něčemu s příliš mnoha vzory,' navrhuje Kyle Turk , VP of marketing ve společnosti Vyhledávání klíčových slov . Turk dodává, že i když si myslíte, že vás vaši spolupracovníci uvidí pouze od ramen nahoru, nošení spodního prádla vhodného pro práci je vždy dobrý nápad, pokud se musíte postavit nebo se hýbat.
Dělat: Mějte záložní plán.
Shutterstock / Monkey Business Images
Mějte po ruce všechny příslušné přihlašovací údaje pro svou schůzku a v případě zpoždění připojení vám neunikne žádný úder.
„Ujistěte se, že máte telefonní číslo nebo záložní plán pro případ, že se nepřipojí online podle plánu,“ navrhuje Paige Arnof-Fenn , zakladatel a generální ředitel globální strategické marketingové firmy Mavens & Moguls .
Nedělejte: Použijte klávesnici.
Shutterstock / Jacob Lund
Chcete-li si během schůzky dělat poznámky, mějte po ruce notebook a ne klepejte dál na klávesnici.
„Ať už děláte poznámky nebo odpovídáte na e-maily nebo týmové chaty, zvuk vašeho psaní je rušivý,“ říká Mark Strassman , SVP a GM UCC ve společnosti LogMeIn . Pokud se ruční psaní poznámek nezdá být adekvátní alternativou, Strassman navrhuje použít vestavěnou přepisovou službu dostupnou na většině platforem videokonferencí.
Dělat: Povolit horké klávesy.
Shutterstock / Clear
Místo toho, abyste hledali tlačítko pro přístup k mikrofonu, povolte před zahájením schůzky klávesové zkratky, abyste se mohli kdykoli snadno ozvat.
„Povolení funkce push-to-talk zajistí, že nejste příčinou bílého šumu, ozvěny a šumu v prostředí skupinového volání,“ říká Keenan Beavis , zakladatel společnosti Longhouse Media , který poznamenává, že tato funkce je k dispozici na platformách jako Zoom, Skype a Discord.
Nedělejte: Zapomeňte na odhlášení.
Shutterstock / shurkin_son
Než se znovu zapotíte, budete chtít udělat jeden zásadní poslední krok: ukončit hovor.
'[Nedovolte], abyste se odhlásili - mikrofon / reproduktor může být stále živý!' varuje Arnof-Fenn.
