Pokud jde o e-mail, můžete si myslet, že víte vše, co musíte vědět. Většina z nás koneckonců odesílá a přijímá průměrně 121 e-mailů denně , podle společnosti zabývající se průzkumem trhu s technologiemi Skupina Radicati . Ale i když pravděpodobně strávíte značnou část každého dne prací v doručené poště, stále byste se pravděpodobně mohli něco naučit. Ve skutečnosti existuje spousta pravidel e-mailové etikety, která se pravidelně vyhýbají vám a spoustě dalších lidí ve vašem seznamu kontaktů. Chcete si být jisti, že jste elektronicky zdvořilí? Zde je 17 zlatých pravidel e-mailu, které jste pravděpodobně nevěděli, ale potřebujete vědět.
1 Odpovězte ve chvíli, kdy dostanete e-mail, i když potřebujete více času.
Shutterstock
Nikdo neocení, že obdrží odpověď na e-mail týdny po jeho odeslání. Ve skutečnosti průzkum z roku 2018 provedený poradenskou firmou Řešení výkonu Toister odhalilo, že 41 procent lidí očekávalo e-mailovou odpověď od svých spolupracovníků za méně než hodinu. (Začněte se zpracováváním omluvných poznámek pro své účetní oddělení hned teď!)
Některé e-mailové odpovědi samozřejmě vyžadují, abyste přežili své myšlenky a vypracovali měřenou zprávu. V těchto případech je řešení snadné: Odpovězte během několika minut a sdělte odesílateli, že jste obdrželi jeho zprávu, ale potřebujete trochu více času na vyřešení. Tímto způsobem vědí, že jste vzali v úvahu jejich e-mail, a jednoduše je ignorujete.
2 Používejte možnost „Odpovědět všem“ opatrně.
Shutterstock
Mezi možnostmi „Odpovědět“ a „Odpovědět všem“ je zásadní rozdíl. Mnoho uživatelů e-mailu si to bohužel neuvědomuje. V případě, že jste jedním z nich, vězte, že když se rozhodnete pro druhou možnost, vaši odpověď obdrží každý příjemce, který byl CC'd v původní zprávě - a častěji než vy, nemusíte zaplňovat doručenou poštu všech.
Tyto zbytečné hromadné zprávy jsou takovou pohromou, je zde hovorový výraz, který je popisuje: ' Odpovědět Allpocalypse ' Až tedy příště budete odpovídat na hromadný e-mail, zvažte, kdo si vaši odpověď opravdu musí přečíst: celá společnost nebo jen původní odesílatel?
3 Pokud chcete od někoho odpovědět, CC ho neukládejte.
Shutterstock / Jacob Lund
Když někomu zašlete e-mail na e-mail - což znamená, že ho „kopírujete“ - obvykle to znamená, že ho chcete udržovat ve smyčce v konverzaci, ale nehledáte nutně odpověď. A jako odborník na školení Dannielle Walz varuje, zneužití možnosti CC může vést k problémům s komunikací.
„Když CC přidělí vašim kolegům mnoho e-mailů, mohou přestat považovat vaše e-maily za důležité a mohou je umístit přímo do„ referenční složky “nebo„ přečíst později složku, “napsala v LinkedIn pošta. 'To může vést k tomu, že v budoucnu budou chybět důležité informace.'
Pokud tedy od někoho očekáváte odpověď, vložte jeho e-mailovou adresu do pole „Komu“ a funkci „CC“ používejte střídmě.
4 Pochopte, kdy a kdy nepoužívat BCC.
Shutterstock
Pole BCC je ještě komplikovanější a neustále se vyhýbá i těm nejnáročnějším uživatelům e-mailů. Pojďme to však rozdělit: BCC znamená „slepá kopie“, takže i když je to podobné CC-ing, BCC-ing nezobrazuje e-maily této osoby ostatním příjemcům, což znamená, že nikdo jiný v řetězci neuvidí, že vy zahrnoval je.
Kdy je tedy v pořádku použít BCC? Hillel Full z Inc. časopis říká, že je to přísně pro hromadné e-maily nebo když vás někdo představí prostřednictvím e-mailu někomu jinému.
'Ve všech ostatních případech, když někomu pošlete e-mail a někomu BCC, budete nečestní - ať se vám to líbí nebo ne,' poznamenává Fuld. „Posíláte e-mailem osobě X a aniž by o tom věděl, necháte osobu Y odposlouchávat vaši konverzaci. Osoba X nemá tušení, že tento e-mail čte někdo jiný, ale ve skutečnosti jste jej tajně zaslali také někomu jinému. “
5 Vykřičníky používejte střídmě.
Shutterstock
Je snadné sem tam vložit e-mail s vykřičníkem, ale zkuste to ne zvyk toho. Zatímco se historicky používají k označení vzrušení, v e-mailu lze vykřičníky snadno zaměnit za phoniness nebo pasivní agresivitu.
co to znamená, když sníš o výkalech
„Použití zbytečného vykřičníku v e-mailu může snadno zničit základní význam vašeho textu,“ Anna Verasai vysvětluje dále HR Digest . „Používejte jej pouze tehdy, když potřebujete zdůraznit něco důležitého. Přemýšlejte o tom, jak by váš čtenář mohl zprávu přečíst, když ji přečte. “
6 Při používání humoru buďte opatrní.
Shutterstock
Každý miluje dobrý vtip tu a tam, ale protože tón může být nesprávně vyložen, když neodpovídá osobně, je nejlepší vtipy z vašich e-mailů vynechat. „Vyhraďte si humor pro telefonát nebo osobně,“ profesor psaní obchodu, David Silverman , napsal v Harvardský obchodní přehled . „Tímto způsobem, když je na druhém konci linky nebo na druhé straně konferenčního stolu ohromené ticho, mohu říci:“ Myslím, že si možná neuvědomuješ, jak vtipné se považuji za sebe, a vzhledem k tomu Věřím, že teď přestanu. ''
Ale vážně: Klíčová studie z roku 2005 publikovaná v Journal of Personality and Social Psychology odhalili, že zatímco odesílatelé předpovídali, že jejich příjemci mohou přesně dešifrovat svůj tón v 80 procentech času, příjemci byli ve skutečnosti schopni přesně číst tón pouze v 56 procentech času.
7 Přeskočte slang.
Shutterstock
Se vzestupem rychlých zpráv, zkrácenými formami anglický jazyk se staly široce používanými - jako „u“ pro „vás“ nebo „chci“ místo „chtít“. Stejně jako humor se často nedrží, pokud jde o e-maily, slang je podobný zákaz. Podle jednoho OnePoll průzkumu si 37 procent lidí myslelo, že používání slangu na pracovišti je nepřijatelné, a 55 procent uvedlo, že pokud jde o zasílání e-mailů vašemu šéfovi, vynechejte „lol“.
8 Věnujte pozornost předmětu.
Shutterstock
Předmětové řádky jsou jednoduché, ale nutné. A protože většina e-mailů se čte dál mobilní zařízení —55 procent, podle společnosti poskytující e-maily Zpáteční cesta —Je důležité je přibít. Nejlepší jsou krátké, stručné a přímé linie předmětu. Účel vašeho e-mailu by měl být jasně stanoven a měli byste jej omezit na pět slov nebo méně, protože mobilní zařízení poté všechna slova odříznou.
9 Uveďte podpis.
Shutterstock
Už jste někdy od někoho dostali e-mail a zajímalo vás: „Kdo je to? z ? ' Ačkoli adresa odesílatele vám může poskytnout několik vodítek o tom, kdo jsou, někdy to nestačí. Podpis na konci vašeho e-mailu může příjemce okamžitě informovat o tom, kdo jste, co děláte a jak vás může dále kontaktovat.
Lidé v integrované marketingové agentuře Kreativní řekněte, že mít e-mailovou podpisovou schránku je „jako podat člověku vizitku pokaždé, když pošlete e-mail.“ Pokud ještě žádný nemáte, přidejte podpis, který obsahuje vaše celé jméno, pozici, telefonní číslo, e-mail, web a logo firmy.
10 Nezapomeňte KISS (zachovejte to stručně a jednoduše).
Shutterstock
Metoda KISS je něco, co se většina z nás učila na základní škole, ale to neznamená, že je to o něco méně nutné později v životě. Bumerang , aplikace pro e-mailovou produktivitu, prozkoumala klíčové metody, jak získat více e-mailových odpovědí. Jejich největší stánek s jídlem? Nejlepší je psát, jako byste měli osm let.
Jejich výzkum zjistil, že na e-maily, které byly psány na třetí úrovni čtení, bylo o 36 procent vyšší pravděpodobnost, že budou zodpovězeny, než ty, které byly napsány na vysokoškolské úrovni čtení.
11 Věnujte pozornost přílohám.
Shutterstock
Přílohy jsou někdy nezbytnou součástí procesu e-mailu, ale měli byste dobře vědět, jak je používat, než je připojíte s opuštěním. V dlouhých e-mailových řetězcích mohou někdy zůstat bez povšimnutí nebo přehlíženi a neočekávané přílohy mají tendenci být také neotevřené, protože příjemci se obávají elektronických virů.
Nejlepším řešením je vyvolat přílohy v těle vašeho e-mailu. Gramaticky říká, že nejlepším způsobem, jak upozornit příjemce příloh, je zahrnout zprávu na konec vašeho e-mailu, která říká něco v řádcích „Připojil jsem [položku]“ nebo „Další podrobnosti najdete v přiložené [položce] '
12 Standardizujte své písmo.
Shutterstock
Zatímco hraní se styly a barvami písma může být zábavné, v profesionálním světě pro světlé růžové Comic Sans není místo. Jak se ukázalo, použití písma je podle digitální komunikace nesmírně důležité, pokud jde o digitální komunikaci Colin Wheildon , autor Typ a rozložení: Komunikujete nebo jen vytváříte pěkné tvary? 'Je možné odfouknout tři čtvrtiny našich čtenářů pouhým výběrem špatného typu,' řekl Američtí spisovatelé a umělci .
Jakého písma byste se tedy měli držet, pokud jde o e-maily? MageMail doporučuje Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS nebo Arial.
13 Korektury všeho.
Shutterstock
Je pravděpodobné, že při psaní e-mailu uděláte chybu, jste jen člověk. Pokud jde o pracovní e-maily, chyby se často nedívají do minulosti. V Gramaticky hlasování z téměř 2 000 respondentů 67 procent uvedlo, že ano ne v pořádku dělat překlepy v e-mailech, zatímco pouze 6 procent si myslelo, že je to přijatelná chyba.
14 Poslední zadejte e-mailovou adresu.
Shutterstock
co slavní herci patří do scientologie
Nejjednodušší způsob, jak se ujistit, že neposíláte e-mail dříve, než bude připraven nebo než bude odstraněn jakýkoli překlep? Než zadáte e-mailovou adresu příjemce, počkejte, až bude vše ve špičkové formě. Jak víte, výroba e-mailové chyby je jedním z nejjednodušších způsobů, jak udělat špatný dojem.
„Nejde jen o profesionalitu,“ Karen Kessler , řekl prezident Evergreen Partners Forbes . „V sázce je reputace zaměstnance a společnosti nebo organizace. Viděli jsme, že špatná e-mailová rozhodnutí vedou k negativním důsledkům pro zaměstnance - propuštění - a také pro organizaci - soudní spory. “
15 A třikrát zkontrolujte jméno příjemce.
Shutterstock
Jednou velkou chybou, které byste se měli vyhnout, je nesprávné hláskování jména příjemce, takže před odesláním stiskněte trojitou kontrolu. Mnoho lidí vidět akt z překlep jméno jako líné a neuvážené, zvláště když je v e-mailové adrese správný pravopis. Co byste měli dělat, když omylem uděláte chybu? Kathryn Shanley , majitel úpravy My Red Pen, říká okamžitá omluva je klíčem k zachování vaší důvěryhodnosti.
16 Pro profesionální podnikání použijte profesionální e-mailovou adresu.
Shutterstock
I když je osobní e-mailová adresa v pořádku, když používáte korespondenci s přáteli nebo rodinou, udržujte ji mimo profesionální obchodní sféru. To je zvláště důležité v a spotřebitel-prodejce situace. 2016 Pojď tati průzkum mezi 1 000 Američany ukázal, že 75 procent věří, že profesionální e-mail je důležitým faktorem důvěryhodnosti online obchodu a 33 procent by pochybovalo o legitimitě prodejce, pokud by použil osobní e-mailovou adresu.
„Nikdy nezapomenete na první dojem, ať už ve skutečném životě, nebo online,“ řekl produktový ředitel GoDaddy, Steven Aldrich , řekl v tvrzení . „Vaše první přímá interakce se zákazníkem často probíhá prostřednictvím e-mailu, a proto je v tomto kontextu vypadat profesionálně nesmírně důležité.“
17 Pamatujte, že lze sdílet cokoli.
Shutterstock
Ať už jde o přeposílání, BCC-ing nebo jednoduše blikání telefonu něčí tváří, je důležité si uvědomit, že vše, co napíšete e-mailem, může vidět někdo jiný než zamýšlený příjemce. Veškerá vaše elektronická komunikace by proto měla být profesionální a bez rizika. Koneckonců, e-maily dokonce mohou být přípustné u soudu , takže je nejlepší nikdy neposílat nic, co by proti vám bylo možné použít později. A další způsoby, jak zlepšit svůj pracovní život, najdete na webu 25 triků Genius pro práci chytřejší a ne těžší .
Chcete-li objevit úžasnější tajemství, jak žít svůj nejlepší život, klikněte zde sledujte nás na Instagramu!
