Šestibodový tři. To je kolik hodin, podle nedávné studie zadané technologickým gigantem Adobe, kterou Američané stráví v průměru každodenním odpovídáním na e-maily. Jinými slovy: utratíte celý Třetí vašeho probuzeného života přilepeného k vaší doručené poště, reagujícího na vlákna zpráv, která, upřímně řečeno, mohla být hašována během pětiminutového chatu IRL. Něco musí dát.
Naštěstí je získání toho, co dát, v mnoha případech stejně snadné jako stisknutí tlačítka. Implementací řady osvědčených taktik můžete snížit své hodiny strávené e-mailem na nic. Jen si pomyslete: kolik času byste ušetřili, kdybyste už nikdy nemuseli ručně stahovat přílohu? Nebo co kdybyste mohli z etheru vytáhnout spěšně odeslaný e-mail, což vám ušetří čas (a paniku!) Strávený přípravou e-mailu „Je mi to tak líto, nechtěl jsem ten e-mail odeslat?
Ano, všechno toto internetové jujitsu je možné. Níže jsme sestavili 17 nejlepších časově úsporných, život zlepšujících a efektivních e-mailových hacků. Takže čtěte dál, protože ta osudová doručená pošta nula čeká. A pokud jde o více způsobů, jak využít svých 6,3 hodin, nenechte si ujít 15 studených otevřených obchodních e-mailů, které vás odlišují .
1 Masivně odhlásit.
Shutterstock
Je to dobrá sázka, že vaše doručená pošta je během finále přeplněná jako kolej pro seniory. Je také dobré vsadit, že většina tohoto nepořádku je způsobena každodenními nebo týdenními e-maily od maloobchodníků, organizací a dalších zpravodajů, ke kterým jste se v průběhu let přihlásili. Používáním Unroll.me , můžete vystopovat všechny seznamy, na kterých se můžete nacházet, a odhlásit se ze všech, ze kterých již nechcete dostávat informace. Ve skutečnosti, jeden Nejlepší život editor byl schopen použít Unroll.me k určení ohromných 135 předplatných. Kolik jich přijdete? A kolik byste bez nich dokázali?
2 Zapněte klávesové zkratky.
Shutterstock
Všichni známe základní klávesové zkratky. (Příkaz- NA : vybrat vše. Příkaz- C : kopírovat. Příkaz- P : vložit. Atd.) Uživatelé Gmailu však mají možnost zapnout pokročilou sadu zkratek. Nejprve přejděte na nastavení . Klikněte na Všeobecné záložka. Asi v polovině uvidíte a klávesové zkratky možnost, ve výchozím nastavení vypnutá. Zapněte jej a získáte přístup k těmto snadným stiskům kláves:
- C : zahájit novou zprávu
- Posun- C : spuštění nové zprávy v novém okně
- D : zahájit novou zprávu na nové kartě
- F : přeposlat zprávu
- #: smazat zprávu
- Posun- Já : označení zprávy jako přečtené
- Posun- U : označit zprávu jako nepřečtenou
- Příkaz- S : uložit zprávu
3 A poté je zautomatizujte.
Shutterstock
Pokud si nemůžete zapamatovat tento souhrn klávesových zkratek, Klíčová raketa, doplněk Google Chrome, vám to bude při psaní připomínat. (Samozřejmě neinvazivně.) A další způsoby, jak se stát produktivním strojem, se naučte 15 způsobů, jak zdvojnásobit vaši produktivitu za polovinu času.
4 Používejte hashtagy.
Ano, podpisový organizační nástroj sociálních médií funguje i pro e-mail. Na konec svého podpisu vhoďte hashtag nebo dva - část e-mailu, která je obecně oříznuta, takže příjemci vaši značku „#workhardplayhard“ neuvidí ani neposoudí - pro snadné vyhledávání. Jednoduše zadejte hashtag do vyhledávacího pole v horní části vaší doručené pošty a zobrazí se každý e-mail s ním kódovaný.
5 Povolte možnost „neodeslat“.
Shutterstock
Všichni jsme tam byli: navrhnete e-mail, pošlete jej do etheru a okamžitě si uvědomíte, Ach ne, tato zpráva nebyla připravena k odeslání. Ukázalo se, že můžete své zprávy přivést zpět na pokraj instalací užitečného zpoždění. Například v Gmailu přejděte pod nastavení , pak Všeobecné . Najdete tlačítko Zpět jako pátá možnost. Zapnout. Můžete si vybrat z rozevírací nabídky 10sekundových intervalů, které diktují, kolik času máte na dobré odeslání zprávy.
6 Nastavte tuto funkci na 10 sekund.
Shutterstock
Tip: Pokud používáte e-mail jako de facto službu okamžitých zpráv, doporučujeme nastavit tlačítko Zpět do 10 sekund. Tímto způsobem nebudou vaše odpovědi odeslány s půlminutovým zpožděním. Ne, 30 sekund to nezní moc, ale řekněme to takto: Pokud by vaše vybraná služba chatu (Slack, GChat, Facebook Messenger - cokoli!) Obsahovala každou odchozí zprávu tak dlouho, vaše kontakty by se rychle rozrostly.
7 Nebo jen vyplňte pole „do“ jako poslední.
Shutterstock
Je dobrým zvykem adoptovat si, lidi. (Viz předchozí dva snímky.)
8 Použijte toto odhlášení.
Shutterstock
„U e-mailu, který začíná pozdravem„ ahoj “nebo„ ahoj “, by bylo důsledné uzavření typu„ nejlepší “,“ říká Patricia Napier-Fitzpatrick , zakladatel a prezident společnosti Etiketová škola v New Yorku . '' Nejlepší, '' ačkoli je nadměrně používán, je jedním z nejbezpečnějších uzávěrů obecně, protože je neškodný a univerzálně vhodný. To je pravda: Navzdory svému nadměrnému nadužívání je „nejlepší“ Jediný nejlepší způsob podepisování vašich e-mailů.
9 A tento e-mailový podpis.
Shutterstock
Když jste alespoň na cestách, budete se chtít vzdát otravných frázových frází („Prosím, odpusťte jakékoli překlepy.“ „Odesláno z mého 1,21 gigawattového procesoru.“ „Odesláno z mého iPhonu - před tiskem zvažte životní prostředí . ') namísto něčeho jednoduchého, elegantního, přímého: „Odesláno ze silnice.“ Podle Ben Dattner , výkonný trenér, kontroluje všechny tyto políčka a zároveň evokuje atmosféru ve stylu Kerouac. Není divu Jeden podpis e-mailu pro smartphone, který by měl mít každý.
10 A tato zpráva mimo kancelář.
Podle Jane Scudderová , profesor na obchodní škole Loyala University v Chicagu, když vyplňujete zprávu mimo kancelář, toto je formát, který byste měli dodržovat:
Díky za váš e-mail. Jsem OOO od úterý 12. června do pátku 15. června bez přístupu k e-mailu. Je-li to naléhavé, kontaktujte [OSOBU, KTEROU VÁS ŘÍDÍ NA ŘETĚZU PŘÍKAZU - nebo, pokud ji máte, NAJMÉNO SVÉHO ASISTENTA DOPLŇUJÍCÍHO KÁVU] na [JEJICH EMAILOVÁ ADRESA]. Jinak na všechny zprávy odpovím, až se vrátím .
Podrobnosti o úrovni nitpick, například zda ukončit zprávu v poslední den ven nebo první den zpět, nebo zda chcete uvést telefonní číslo, ne upřímně také komplexní průvodce v této věci.
11 Změňte hustotu zobrazení.
Uživatelé Gmailu si mohou pro svou doručenou poštu vybrat ze tří různých hustot zobrazení: pohodlné, útulné a kompaktní. Hustota zobrazení neovlivňuje nic jiného než to, kolik bílého prostoru existuje mezi každou zprávou na displeji doručené pošty. Je to něco víc než otázka preference, ale pomyslete na to, pojmem, seminární práce. Pohodlné je jako rozložení s dvojitým řádkováním, kde útulné je s řádkováním s jedním řádkem a kompaktní je podobné jako s řádkováním s půlicí.
12 Nezapomeňte archivovat.
Shutterstock
E-maily můžete ze své doručené pošty vyloučit, aniž byste je museli úplně zbavit existence prostřednictvím složky koše. Díky archivaci jednotlivých zpráv se okamžitě skryjí ve vaší doručené poště a ve všech vašich složkách. V případě potřeby je však stále můžete sledovat pomocí funkce vyhledávání. V Gmailu můžete zprávy po otevření okamžitě archivovat kliknutím na malé 'x', které se zobrazí vedle řádku předmětu.
13 Dodržujte pravidlo dvou minut.
Shutterstock
Dvouminutové pravidlo, které prosazují odborníci na produktivitu všech pruhů, je spolehlivým způsobem, jak zvládnout stres související s e-maily. Funguje to takto: Pokud můžete odpovědět a zapomenout na e-mail do dvou minut nebo méně, okamžitě jej vyřešte. Pokud ne, odložte jej na později.
14 Dávejte své e-mailové odpovědi.
Chcete-li zkrátit dobu, kterou strávíte přilepenou k obrazovce, zachycenou výměnnými výměnami, označte denní dobu jako období „e-mailu“. (Možná je to hodina ráno a 90 minut odpoledne. Možná jsou to tři hodiny po obědě. Ať už pro vás funguje cokoli!) Potom odpovídejte pouze na e-maily během těchto časových rámců - a nikdy mimo ně.
15 Omezte své e-maily na 140 znaků.
Ano, stejně jako Tweet (nebo alespoň Tweet před revolucí před rokem 280). Tak jako Andrew Bag , generální ředitel sociální sítě Gab, radil na médiu pošta , je nejlepší udržovat vaše e-maily co nejkratší. 'Rád bych vám pomohl vyřešit problém X. Dělám Y a Z navrhli, abychom se spojili.' Máte možnost chatovat? ' Květinové pozdravy nejsou vůbec nutné.
význam červenka
16 Nastavte přílohy na automatické stahování.
Shutterstock
If This, Then That (IFTTT) , aplikace pro optimalizaci e-mailu, vám může pomoci s nastavením konkrétního „jazyka“, abych tak řekl, který vystřihne spoustu sloganů prostředního typu. Například: pokud má příchozí e-mail přílohu, IFTTT ji automaticky stáhne na váš Disk Google.
17 Po hodinách neodpovídejte na e-maily.
Není žádným tajemstvím, že Američané jsou přepracovaní - a jak ukázala studie Adobe, velká část této přepracovanosti pochází z častých e-mailů. Proto na začátku letošního roku představili členové městské rady v New Yorku návrh zákona, který by společnostem zakázal vyžadovat, aby zaměstnanci po pracovní době kontrolovali e-maily. (Inspiruje se aktuálně platným zákonem ve Francii, kde společnosti s více než 50 zaměstnanci musí stanovit přísné pokyny pro práci mimo pracovní dobu, jinak jim hrozí finanční postihy.)
Chcete-li objevit úžasnější tajemství, jak žít svůj nejlepší život, klikněte zde zaregistrovat se do našeho bezplatného denního zpravodaje ZDARMA!
